AIDE INTERACTIVE EASYFACT

EASYFACT© permet d’établir en toute simplicité les devis et la facturation de l’entreprise, d’automatiser la relance client, de mettre en place de la gestion de projets, dresser des rapports comptables et financiers, de stocker des fichiers en ligne et de mettre à disposition du client un espace connecté sécurisé.

EASYFACT© est totalement modulable et personnalisable.

Si vous ne trouvez pas réponse à une de vos interrogations, merci de nous la poser sur support@mvf.solutions

Que recherchez vous ?

Le menu général Easyfact

Le pilotage d’ EASYFACT© se fait entièrement via le menu de gauche qui est totalement personnalisable.

Plus d'informations sur les onglets du menu de gauche ?

Tableau de bord

Le tableau de bord vous permet d’afficher en un seul écran les informations importantes que vous souhaitez suivre : Aperçu de facturation, les annonces, le calendrier des évènements, les tâches réalisées ou à réaliser …

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Déplacement des fenêtres d'information du tableau de bord

L’ordre et le placement de ces informations affichées en bloc sur la page centrale peuvent être ré-organisées à votre guise en passant votre souris sur l’icône formant trois traits horizontaux située à gauche de chaque bloc d’information puis en bougeant simplement le bloc d’information tout en maintenant le clic gauche de la souris.

Fiche contacts

Cet onglet vous permet d’ajouter un client, d’en importer, de créer et de faire des recherches sur les contacts clients.

Plus d'informations sur les onglets du menu de gauche ?

Fiche prospects

Afin de pouvoir gérer avec vos collaborateurs le développement commercial de votre entreprise vous pouvez ajouter les clients potentiels dans l’onglet « PROSPECTS ».

Une fois ce prospect ajouté, vous éditez la fiche (option "éditer") pour y rattacher ses devis qui lui auront été transmis en ligne, y attribuer des tâches, des notes, un historique, des pièces jointes et des rappels.

Vous choisissez également lesquels de vos collaborateurs seront rattachés à ce prospect qui en auront le suivi et la gestion.


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Comment convertir un prospect en client ?

Vous pouvez à tout moment convertir ce prospect en client final en cliquant sur « CONVERTIR EN CLIENT » à droite de l'écran du prospect.


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Objectifs

L’onglet OBJECTIFS est utilisé pour fixer des objectifs avec vos collaborateurs sur un client désigné ; vous pouvez suivre toutes les étapes liées aux objectifs inscrits.

Comptabilité

L’onglet COMPTABILITE va vous permettre de gérer vos devis et factures ainsi que suive vos règlements et vos dépenses.

Lorsque vous cliquez sur COMPTABILITE, vous obtenez un sous-menu de pilotage.

Allez plus loin dans le sous - menu ...

Propositions

l’onglet PROPOSITIONS vous permet de créer et transmettre en ligne une proposition qui va se rattacher à un compte client.


Devis

L’onglet DEVIS vous permet de créer des devis qui peuvent être transmis directement en ligne pour validation ou être édités en PDF.

Vous pouvez à tout moment convertir votre devis en facture.


Calendrier

Le calendrier contient toutes les actions attachées aux règlements d’une facture, aux délais de validation d’un devis, aux délais de relances, aux délais de réalisation d’un projet … libre à vous d’y inscrire les évènements souhaités et y rattacher des alertes.

Factures

L’onglet FACTURES vous permet de créer ou consulter vos factures.

Notes de crédit

La note de crédit ou « avoir » est utilisée pour vous permettre d’effectuer une remise totale ou partielle ou un avoir sur une facture déjà émise.

Réglements

L’onglet REGLEMENTS vous permet de visualiser les règlements, faire des recherches et les exporter.


Libellés

L’onglet LIBELLES est très utile puisqu’il permet de créer et garder en mémoire des libellés de factures qui n’auront plus qu’à être sélectionnés lors de l’établissement de la facture. Ils pourront être ré utilisés à tout moment.


Ces libellés peuvent être stockés les uns en dessous des autres ou stockés dans des groupes de libellés pour les classer par type et les retrouver plus aisément lors de l’établissement d’une facture.


Dépenses

L’onglet DEPENSES permet de créer des fiches de frais et d’achats.

 



Prélèvement auto

L’onglet PRELEVEMENT AUTOMATIQUE vous permet de mettre en place une facturation récurrente avec prélèvement automatique auprès de vos clients.

Contactez le support technique support@mvf.solutions pour sa mise en place.

Projets

L’onglet PROJET vous offre la possibilité de faire de la gestion de projets avec vos équipes.

Vous pouvez y fixer des objectifs, des tâches, des fiches de temps, organiser des discussions liées au projet, procéder à des évaluations, … le projet peut être converti en facture en fin de travail.

Rapports

Vous pouvez faire des recherches multi critères et en faire l’exportation sous formats excel, CSV ou PDF.

L’Onglet RAPPORTS vous permet de sortir des rapports de ventes, d’achats et de dépenses, d’éditer des journaux de ventes et d’achats.

Facturier


L'onglet "Facturier" Vous permet d’accéder à vos factures, de les trier par multi critères et de les exporter.

Vous pouvez également les convertir en PDF en y ajoutant une étiquette  (relance, impayée, …) qui apparaitra sur votre PDF d’export.


Contrats

L’onglet CONTRATS vous permet d’accéder à l’ensemble de vos contrats pour les rédiger, les consulter ou les faire signer numériquement.


Utilitaires

Vous trouverez dans l’Onglet UTILITAIRES la possibilité de stocker des fichiers en ligne, de rédiger des annonces à faire paraitre dans le tableau de bord, de consulter le journal d’activité du logiciel et les actions de ses utilisateurs, de maitriser manuellement vos sauvegardes de données et procéder à des sondages auprès de vos clients et/ou vos collaborateurs.


Tickets support

Le ticket support vous permet de créer des tickets qui remonteront auprès de notre service support.

N’hésitez pas à nous faire part de vos interrogations, de vos remarques et de nous informer de tout dysfonctionnement. Notre produit évolue constamment grâce aux remontées de ses utilisateurs. 

Options

Vous pouvez attribuer des rôles à chacun de vos utilisateurs, paramétrer le contenu de vos factures, personnaliser vos e-mails d’envoi de devis, factures et contrats ainsi que vos scénarios de relances clients, ajouter des champs personnalisés et configurer votre compte EASYFACT.

Dans l’onglet OPTIONS vous trouverez tout ce qui va vous permettre de paramétrer votre EASYFACT© selon vos besoins.


Le menu client

Lorsque vous sélectionnez un client en double cliquant dessus par exemple, s’ouvre le menu client.

Ce panel vous permet de créer ou modifier la fiche client en naviguant dans le menu latéral ainsi  dans le menu horizontal.

 Vous y trouverez tout ce qui est rattaché à ce client : factures, devis, note de crédit, règlements, projets, …

 Vous pouvez également extraire un relevé de comptes client.



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L'espace client

Votre client a la possibilité d’accéder à son espace client en ligne pour y retrouver ses factures, ses devis ou autres propositions.

Vous avez même la possibilité de lui mettre à disposition un coffre-fort sécurisé (contacter le support client : support@mvf.solutions

Pour avoir une vue sur l’espace client, il suffit de cliquer sur la petite flèche qui se trouve à haut à gauche du panel client.


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Comment activer l'espace client ?

Pour permette à votre client d’accéder à son espace client, il suffit d’aller l’activer en allant dans le panel client, d’aller dans CONTACTS, d’y assigner un contact (le comptable du client par exemple), inscrire dans sa fiche « contact » une adresse e-mail valide (l’adresse e-mail du comptable par exemple), un mot de passe puis l’inviter à rejoindre son espace client.


Le paramétrage Easyfact

Dans l’onglet OPTIONS vous trouverez tout ce qui va vous permettre de paramétrer votre EASYFACT© selon vos besoins.

Vous pouvez attribuer des rôles à chacun de vos utilisateurs, paramétrer le contenu de vos factures, personnaliser vos e-mails d’envoi de devis, factures et contrats ainsi que vos scénarios de relances clients, ajouter des champs personnalisés et configurer votre compte EASYFACT.


Les onglets disponibles dans "OPTIONS" :

Staff : ajout de collaborateurs

Pour ajouter un collaborateur à Easyfact, allez dans l'onglet "OPTIONS" puis "STAFF" et enfin "AJOUTER UN COLLABORATEUR".

Remplissez ensuite les champs sur la page "Profil" puis affectez les droits de l'utilisateur en allant sur l'onglet "Permissions des modules" acessible en haut à gauche de la fenêtre puis enregistrez.

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Champs perso

L'onglet "CHAMPS PERSO" vous permet de créer autant de champs que vous le souhaitez dans le logiciel et de tous types : champs input, number, textearea, select, multi select, checkbox, hyperlink …

Vous configurez Easyfact selon vos besoins.

Ticketing

Eaysfact vous permet de faire de la gestion de ticketing complète (pack entreprise+) ; pour cela allez dans l'onglet "OPTIONS" puis "TICKETING".

Ensuite vous avez la possibilité ce créer vos departements (ex : commercial, formation, comptabilité ...), rédigez des réponses prédéfinies qui seront transmises à la réception d'un ticket, établir les règles de priorité du ticket, gérer les statuts de chaque ticket, créer différents services relatifs au ticket (ex : problème de facturation, problème de livraison ...) et enfin gérer les spams.

Prospects

L'onglet "PROSPECTS" dans "OPTIONS" permet de paramétrer la gestion de vos prospects.

Vous pouvez créer des catégories de sources de prospects (ex : bouche à oreille, site internet, google, …), créer un statut du prospect, gérer la prospection par e-mail directement sur vos propres serveurs (onglet intégration mail) et créer des formulaires liés à chaque prospect.

Finances

L'onglet "FINANCES" dans "OPTIONS" permet de paramétrer tout le volet taxes et paiements sur vos factures.

Vous pouvez intégrer les taxes aux montants souhaités, choisir les devises à utiliser, les modes de règlement utilisés et vous pouvez créez des catégories de dépenses qui vous serviront pour la gestion de vos dépenses.

Contrats

L'onglet "CONTRAT" dans "OPTIONS" permet de créer des types de contrats qui seront ensuite attribués aux contrats traités.

Modules

L'onglet "MODULES" dans "OPTIONS" permet d'intégrer des modules et API de votre choix à Easyfact.

Modèles d'e-mails

L'onglet "MODELES D'EMAILS" dans "OPTIONS" permet d'éditer tous vos modèles d'e-mails de réponses ou relances automatiques.

clients

L'onglet "CLIENTS" vous permet de créer des catégories de clients.

rgpd

L'onglet "rgpd" permet d'activer et configurer les droits des personnes sur le traitement de leurs données personnelles (portabilité, effacement, information, accès/modification, consentement).

Cette activation se retrouve dans le portail client du client qui pourra exercer ses droits.

Rôles

L'onglet "ROLES" vous permet de créer et paramétrer autant de types de rôles que souhaités qui seront ensuite affectés aux collaborateurs que vous ajouterez à Easyfact via l'onglet "STAFF".

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Réglage navigation

Vous pouvez sur cet onglet modifier l'apparence des menus de gauche pour le menu général mais aussi pour le menu de paramétrages "OPTIONS" en glissant déplaçant les onglets et en les activant ou désactivant de façon à n'avoir que les onglets qui vous seront utiles.

Style de thème

Style de thème vous permet de configurer l'aspect visuel de easyfact en changeant les couleurs de tous les éléments afin de le rendre à l'image de votre entreprise.

Configuration

Configuration vous permet de configurer le contenu de vos devis et factures, de mettre en place les passerelles de paiement pour du paiement en ligne, de configurer vos PDF, d'activer la signature numériques, d'organiser les tâches CRON ( périodes de relances automatiques par exemple …), d'intégrer la G suite de google, de configurer la boite mail, etc ...
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Envoyez

Votre question nous a bien été transmise. Nous vous répondrons dès  que possible. Merci de vous intéresser à Easyfact.